MENU

5 uundværlige råd til at arbejde hjemmefra
– sammen 

Sådan fastholder du koncentration, holder gode videomøder og fastholder samarbejdet på tværs i dit team.

 

1. Hav faste, men fleksible arbejdstider.

Undgå at hele dagen flyder sammen ved at arbejde og holde pauser på bestemte tidspunkter. Os fra Vizuall, der bor alene arbejder nogenlunde som normalt – dvs. fra 8-16 med faste pauser. Os med børn har et lidt andet puslespil at få til at gå op. Nogen af os står tidligt op – mellem kl. 5 og 6 og får nogle timers arbejde fra hånden, inden børnene vågner. Andre finder nogle timer om aftenen og holder så fri i løbet af dagen, hvor børnene er vågne og har brug for opmærksomhed. Vi melder ud via vores kalender, hvornår vi forventer at ’være på arbejde’.

2. Daglige, men begrænsede statusmøder

Hver morgen kl. 8 tuner vi alle ind på Microsoft Teams, hvor vi holder morgenmøde. Det er her, vi kan være sikre på at få fat i en kollega, hvis der er noget, vi skal ha’ vendt. Vores morgenmøder følger en helt specifik rækkefølge:

1) Hvad lavede jeg i går?
2) Hvad skal jeg lave i dag?
3) Er der nogle opgaver, hvor jeg har brug for hjælp fra andre i teamet for at komme videre?

Vores morgenmøder tager oftest 15 min – nogle gange en halv time. Vi går ikke i dybden om opgaverne, men laver aftaler internt i teamet om at tale sammen senere på dagen, hvis der er behov for sparring eller ved opgaver, der skal løses i fællesskab.

 

 

 

3. Aftal faste arbejdsgange for kommunikation og opgaver

Hvornår ringer du til en kollega vedr. en opgave?
Sender du nye opgaver på mail?
Bruger du chatten?
Har I et system for jeres opgave-flow?

Retningslinjer for jeres digitale kommunikation er vigtigere end nogensinde. For at undgå at opgaver lander mellem to stole eller beskeder går tabt i en lang tråd, som I hurtigt mister overblikket i, så hav faste arbejdsgange for digital kommunikation.

I Vizuall arbejder på mail, Microsoft Teams og i Trello. Det sidste er et onlinesystem til projektstyring og opgave-overblik, som i øvrigt kan fås i en gratis udgave.

Vores retningslinjer er sådan her:

1) Mail bruger vi til lange beskeder, overleveringer og dybdegående information. Vi husker at skrive en relevant beskrivelse i emne-feltet, så det er nemt at søge frem igen. Når vi sætter kolleger på CC (vi bruger i øvrigt CC med omtanke), skriver vi i mailen hvorfor de er på CC, og om vi forventer noget konkret af dem.

2) Microsoft Teams er lige nu vores chat- og videomøde-kanal. Her kan vi se, om de andre er online, vi giver en hurtig melding, når vi går til frokost, og vi kan stille korte spørgsmål til hinanden i forbindelse med opgaveløsningen. Det er for os online-versionen af snakken over skrivebordet.

3) Trello er lidt et kapitel for sig – måske vi laver et blog-indlæg kun om dette en dag. Men her lander ALLE opgaver, både store og små. Hver opgave er tilknyttet en medarbejder, så vi ved, hvem der ’har den’. Hver morgen til morgenmødet flytter vi opgaver fra opgavelisten over i ”To do today”, så vi i fællesskab får prioriteret opgaverne, så vi hver især ved, hvad vi skal arbejde med resten af dagen.
 

4. Lav aftaler for gennemførsel af videomøder

Hav nogle gode retningslinjer for, hvordan I afholder videomøder – især møder, hvor I er mange sammen.

Det kan fx være:

1) At I starter med at have video tændt og siger hej til hinanden. Herefter slår alle video fra og holder mødet kun med lyd. Det sikrer en mere stabil forbindelse at droppe video, men det er vigtigt, at alle får sagt hej og kigget hinanden i øjnene, når mødet starter.

2) Sørg for at have en mødeleder og en dagsorden. Det er sværere at afholde gode møder på afstand, derfor er det vigtigt, at I alle følger den samme dagsorden, så I når i mål med det, I er samlet om.

3) Sluk jeres mikrofoner, når I ikke selv siger noget. Så undgår i, at alle bliver forstyrret, når fx jeres børn kommer væltende ind på hjemmearbejdspladsen. Det er let at slå til eller fra på de fleste headsets eller med en genvejstast på tastaturet.

4) Hav chatten åben, mens I afholder mødet. Her kan I fx skrive til mødelederen, når I gerne vil have ordet, eller hvis I har punkter til eventuelt eller blot ønsker at sige ”enig” eller lign., som godt kan drukne, hvis alle taler samtidig.

5. Aftal faste tidspunkter for, hvornår I tjekker mails

Det er en god idé at aftale internt, hvornår I forventer at læse og svare på mails. Forventes det, at man er tilgængelig på mail i løbet af hele arbejdsdagen, kan det koste på koncentrationen. Her er brug for fordybelse i løbet af en arbejdsdag, hvor man kan melde ud til sine kolleger, at man ikke forventer at tjekke mails i et givent tidsrum.

Kontakt:

Her hos Vizuall er vi i øjenhøjde med vores kunder - og vi vil så gerne snakke med dig.

Kontakt mig på tlf.: 50 93 53 95
eller email: ane@vizuall.dk